Tag

, , , ,

Latar belakang
Tulisan berikut ini dilatarbelakangi oleh masalah yang pernah penulis hadapi saat membuat skripsi untuk memperoleh gelar sarjana di Universitas Widya Dharma Klaten. Saat itu penulis pernah ditanya oleh salah seorang teman penulis yang sama-sama sedang membuat skripsi di Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Salatiga. Pertanyaannya seputar bagaimana mengelola file-file skripsi, karena dia pernah dibuat pusing karena file-filenya hilang akibat serangan virus.
Serangan virus dan pengorganisasian file penulis anggap sebagai dua utama yang perlu dibahas selain mem-back up file agar kita memiliki salinan terbaru setiap kita membuat file. Sehingga jika sesuatu terjadi dengan file-file utama, katakanlah hilang, rusak, atau terserang virus, kita masih memiliki salinan pekerjaan kita dan hanya memerlukan sedikit perbaikan.

Tips Membuat Nomor Halaman
Tips ini penulis temukan pada program Ms. Word, mungkin tidak berlaku untuk Word Processing yang lain. Penulis juga belum mengetahui apakah telah ada yang posting untuk topik ini, jadi apabila ada yang terlebih dulu posting dengan topik yang sama, penulis mohon maaf. Bukan berarti penulis menjiplak karena ini murni hasil pencarian penulis dalam memecahan masalah menggunakan Ms.Word.
Beberapa waktu yang lalu seorang teman bertanya kepada penulis tentang cara membuat nomor halaman pada skripsi. Format penulisan nomor halaman berbeda posisi dan perataan pada judul bab dan halaman setelahnya. Universitas mengatur bahwa nomor pada halaman bab terletak pada bawah (bottom) dan rata tengah (center) sedangkan untuk halaman berikutnya terletak pada atas (top) sebelah kanan (right).
Langkah membuat nomor halaman adalah sebagai berikut:
1. Insert>Page Number>Ok
Hal ini membuat dokumen akan diberi nomor halaman secara urut mulai dari 1 sampai akhir halaman. Posisi nomor halaman secara default adalah bawah (bottom) sebelah kanan (right).

Jika ingin melakukan pemformatan lebih lanjut adalah dengan melakukan langkah berikut:
1. Klik: Insert>Page Number, seperti gambar di bawah ini

insert>page number

insert>page number

Kotak dialog Page Number akan muncul

dialog box page number

dialog box page number

pada bagian ini lakukan pengaturan pada Position (untuk menentukan posisi nomor halaman), Alignment (perataan nomor halaman) dan Show number on first page untuk mengambilkan atau tidak nomor halaman di halaman pertama.
2. Klik: Format
kemudian kotak dialog Page Number Format akan muncul

page number format

page number format

3. Klik kotak drop down pada Number Format untuk memilih jenis nomor halaman, apakah 1,2,3… ataukan i, ii, iii, … dst
4. Tentukan penomoran halaman dengan klik pada radio button Page Numbering. Terdapat dua piilhan: Continous from previous section (penomoran melanjutkan halaman sebelumnya) atau klik pada Start At untuk menentukan permulaan nomor halaman.
5. Ok

Langkah di atas akan mengakibatkan nomor halaman ditambilkan urut dengan format yang sama dalam semua halaman. Misalnya Posisi nomor halaman di bawah sebelah kanan.
Jika kita ingin menampilkan nomor halaman pada bagian bab di sebelah bawah sedangkan sisanya di bagian atas sebelah kanan maka langkahnya sebagai berikut:
1. Klik menu : Insert>Page Number
Lakukan pemformatan pada bagian: Position, pilih Top of page (Header); Alignment, right; dan hilangkan centang pada Show number on first page.
2. Klik : Format
Lakukan pengaturan pada:
Number format, pilih 1,2,3,….
Abaikan opsi Include chapter number
Klik radio button Start at, lakukan pengaturan nomor halaman pertama, dalam contoh dipakai angka 24.
3. Klik : OK
4. Klik pada halaman paling awal (yang terdapat bab)
5. Klik: View>Header and Footer

view>header and footer

view>header and footer

Dokumen akan menampilkan bagian header and footer, pindahkan posisi kursor pada bagian footer seperti gambar di bawah ini:

header and footer

header and footer

Lakukan pengaturan:

Klik ikon (Center) pada toolbar formating agar kursor ke bagian tengah footer. Lalu klik simbol (Insert Page Number) pada toolbar di bawah ini.

tool bar page number

tool bar page number

Selesai

Pengorganisasian File
Mengorganisasi berarti mengatur, melakukan pengelolaan. Jika kita membuat skripsi, sebaiknya file-file skripsi tersebut dipecah ke dalam bagian-bagian tersendiri dalam halamannya, meliputi:
Judul
Persetujuan
Pengesahan
Motto
Persembahan
Abstrak
Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Tabel
Daftar Gambar
Daftar Lampiran
Bab I
Bab II
Bab III
Bab IV
Bab V
Daftar Pustaka
Lampiran

Kesemuanya berjumlah 18 file. Hal ini tidak merupakan patokan yang paten. Jumlah file dapat berkurang atau bertambah sesuai aturan dari lembaga. Pengorganisasian file seperti ini juga memperkecil kemungkinan seluruh arsip skripsi kita hilang. Bukankah “Lebih aman menaruh 10 telur dalam 10 tempat berbeda daripada menaruh 10 telur dalam satu tempat”? Agar urutan file lebih teratur, maka akan lebih baik jika di depan nama file dibubuhkan nomor urutnya, misalnya 1. Judul, 2. Persetujuan, 3.Persembahan, …dst. Hal ini agar jendela windows dapat menampilkannya sesuai posisi file di dokumen hard cover.
Back Up Data
Di era globalisasi sekarang ini, back up data hampir menjadi sebuah keharusan. Cepatnya penyebaran virus melalui media internet maupun flashdisk merupakan penyebabnya. Jika kita ingin mengurangi resiko kerugian karena serangan virus yang merusak atau media penyimpanan yang rusak, maka kita harus menyalin data-data terbaru kita ke dalam media yang lain. Sebagai contoh, sediakan sebuah flashdisk khusus atau harddisk khusus untuk menyimpan salinan file-file penting kita, terutama skripsi. Salinan data juga dapat dibuat pada cakram disk (CD) sehingga tidak dapat terinfeksi virus seperti flashdisk.
Kompresi File
Cara lain untuk mengamankan data kita adalah dengan mengkompresi semua file kita menggunakan salah satu program kompresi yang banyak diperoleh dewasa ini. Kita dapat menggunakan WinZip, Power Archiver, 7zip, PkZip atau program kompresi yang lain. Pada intinya, langkah ini adalah untuk mengamankan file dari serangan virus, karena umumnya virus menyerang file-file berekstensi .doc atau .exe😦 .Selain itu, program ini juga berfungsi untuk menghemat media penyimpanan, karena besar file dapat diperkecil (dikompres) sedemikan rupa hingga lebih dari 60% lebih kecil dari file asli.

Kesimpulan
Tidak ada hal yang sulit jika kita berusaha.
Selalu lakukan pengorganisasian file
Selalu buat salinan atas data penting kita
Cari terobosan-terobosan baru dalam menyelesaikan pekerjaan kita menggunakan Word Processor yang sering kita gunakan.